डॉ. इचक अडीज़ेस कार्यस्थल पर कार्य सौंपते समय नियंत्रण छोड़ना सीखने के महत्व पर ज़ोर देते हैं।
यह बात असामान्य नहीं है कि किसी कार्य को करने का निर्णय किसी और को सौंप दिया जाता है और वह कार्य इच्छित तरीके से पूरा नहीं होता। इससे बहुत सी नाराज़गी और प्रबंधन संबंधी समस्याएँ उत्पन्न होती हैं। यदि कार्य सौंपने के नियमों का पालन किया जाए तो इन समस्याओं से बचा जा सकता है।
पूर्ण निर्णय - जब कोई कार्य सौंपा जाए तब कार्य सौंपने वाले व्यक्ति को निर्णय लेने के चार अनिवार्य तत्व स्पष्ट रूप से बताने चाहिए, अन्यथा निर्णय पूर्ण नहीं माना जाएगा। ये अनिवार्य तत्व हैं -
- क्या कार्य किया जाना अपेक्षित है।
- कार्य कब तक पूरा होना चाहिए।
- इसे कैसे किया जाना चाहिए (उदाहरण के लिए, क्या इसके लिए अतिरिक्त बजट, कर्मियों आदि की आवश्यकता है)।
- इसे करने के लिए कौन ज़िम्मेदार होगा और क्या इसके लिए टीम में काम करना और कुछ विशेष व्यक्तियों का सहयोग आवश्यक है।
यदि कार्य सौंपने वाला इनमें से किसी भी एक या अधिक तत्व को छोड़ देता है तो जिसे कार्य सौंपा गया है, उसे पूछकर इन छूटे हुए बिंदुओं की जानकारी लेनी चाहिए। कभी भी अधूरे निर्णय के आधार पर कार्य न करें। अधूरा निर्णय अक्सर गलत क्रियान्वयन, गलतफ़हमी, विवाद और नाराज़गी का कारण बनता है।
सौंपने के निर्णय पर संदेह करना - जिस व्यक्ति को कार्य सौंपा गया है, यदि उसे निर्णय के बारे में कोई सवाल या संदेह है तो उसे तब तक चर्चा करनी चाहिए जब तक कार्य को लेकर क्या, कैसे, कब और किसके साथ – यह सब स्पष्ट न हो जाए। ऐसा न करने का मतलब यह हो सकता है कि -
- जिस व्यक्ति को कार्य सौंपा गया है, वह प्रश्न पूछने में झिझकता है। ऐसे मामलों में उस व्यक्ति की कार्य पूरा करने की सहमति पर भरोसा नहीं किया जा सकता और संगठन को सोचना चाहिए कि वह ऐसे कर्मचारी को नौकरी पर रखना चाहता है या नहीं।
- संगठन की संस्कृति एक डराने वाले नेता के अधीन है जो डर के ज़रिए प्रबंधन करता है और सवाल पूछने को हतोत्साहित करता है या समय के साथ दंडित करता है। ऐसी स्थिति में जिस व्यक्ति को कार्य सौंपा गया है, उसे यह निर्णय लेना होगा कि वह ऐसे संगठन में काम करना जारी रखना चाहता है या नहीं।
निर्णय से असहमत होना - यदि वह व्यक्ति, जिसे कार्य सौंपा गया है, कार्य को पूरी तरह समझता है लेकिन उससे असहमत है — क्योंकि वह अव्यावहारिक है, गलत निर्णय पर आधारित है, अवैध है या अनैतिक है — तो उसे अपनी आपत्ति ज़रूर जतानी चाहिए। चुप्पी का मतलब सहमति माना जाता है। यदि व्यक्ति आपत्ति नहीं जताता तो यह माना जाएगा कि उसने कार्य को उसी तरह से पूरा करना स्वीकार कर लिया है जिस तरह उसे करने के लिए कहा गया है। और यदि कार्य विफल होता है तो उसके परिणामों के लिए उसी व्यक्ति को ज़िम्मेदार ठहराया जाएगा।
यदि आपत्ति जताने के बावजूद कार्य सौंपने वाला उसी तरह आगे बढ़ने पर अड़ा रहता है तो कार्य लेने वाले व्यक्ति के पास दो विकल्प होते हैं -
- अपना पद छोड़ दे या
- कार्य स्वीकार करे और दिए गए निर्देशों के अनुसार पूरा करे लेकिन अपनी आपत्ति लिखित रूप में दर्ज करे, यह स्पष्ट करते हुए कि वह आपत्ति के तहत कार्य कर रहा है। यह दस्तावेज़ कार्य सौंपने वाले को ज़रूर भेजना चाहिए।
यह कदम तब विशेष रूप से महत्वपूर्ण होता है जब ‘उद्यमी प्रकार’ (Entrepreneurial-type) के कार्य सौंपने वालों के साथ काम करना पड़ता है। वे पहले जताई गई आपत्तियों को भूल सकते हैं और कार्य की विफलता के लिए केवल कार्य करने वाले को दोषी ठहरा सकते हैं। लिखित दस्तावेज़ खराब परिणामों की ज़िम्मेदारी साझा करने को सुनिश्चित करते हैं।
सभी कार्यों को लिखित रूप से दर्ज किया जाना चाहिए ताकि अनुवर्ती कार्रवाई सुनिश्चित हो सके। “कंपनी में वास्तव में होने वाला काम वह काम नहीं होता जो अपेक्षित होता है बल्कि वह काम होता है जिसकी नियमित रूप से जाँच की जाती है।”
योजना के अनुसार कार्य पूरा नहीं हो सकता - यदि कार्य लेने वाले व्यक्ति को यह एहसास हो जाता है कि कार्य योजना के अनुसार पूरा नहीं हो सकेगा तो उसे उसी दिन कार्य सौंपने वाले को सूचित कर देना चाहिए। इससे कार्य सौंपने वाला समय सीमा बदलने या संसाधनों का पुन: आवंटन करने जैसे समायोजन कर सकता है। कठिनाइयों को छुपाकर यह उम्मीद करना कि समय के साथ सब ठीक हो जाएगा – इसे स्वीकार नहीं किया जा सकता। निर्धारित समय के समाप्त होने पर विफलता के लिए बहाने देना सही नहीं है। विफलता के लिए सफ़ाई देने और माफ़ी माँगने के बजाय बेहतर होगा कि आप समय सीमा को बढ़ाने की अनुमति देने के लिए अनुरोध करें।
जिस व्यक्ति को कार्य सौंपा गया है, यदि उसे निर्णय के बारे में कोई सवाल या संदेह है तो उसे तब तक चर्चा करनी चाहिए जब तक कार्य को लेकर क्या, कैसे, कब और किसके साथ – यह सब स्पष्ट न हो जाए।
कार्य सौंपने का मतलब ज़िम्मेदारी से मुक्त होना नहीं है - यदि व्यक्ति A ने कार्य व्यक्ति B को सौंपा और उसने आगे व्यक्ति C को सौंप दिया और इसी तरह यह आगे बढ़ा तो इस श्रृंखला के सभी लोग कार्य के पूरा होने के लिए ज़िम्मेदार होंगे।
ये नियम और प्रक्रियाएँ शायद अभिभूत करने वाली लगें लेकिन कार्य सौंपने की प्रक्रिया का अक्सर दुरुपयोग होता है। बहुत से लोग अपनी नौकरी खो देते हैं या कंपनी को निर्णयों के ठीक से क्रियान्वयन न होने से नुकसान होता है — चाहे वे बिलकुल न किए गए हों, गलत तरीके से किए गए हों या गलत समय पर किए गए हों।
सभी कार्यों को लिखित रूप से दर्ज किया जाना चाहिए ताकि अनुवर्ती कार्रवाई सुनिश्चित हो सके। ““कंपनी में वास्तव में होने वाला काम वह काम नहीं होता जो अपेक्षित होता है बल्कि वह काम होता है जिसकी नियमित रूप से जाँच की जाती है।”
